Управление организацией представляет собой непрерывный процесс воздействия на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленных целей.

Цели организации будут реализованы только при условии, что ее деятельность должна быть тщательно скоординирована. Отсюда следует, что управление это необходимый вид деятельности организации. От размеров и структуры организации зависит сложность управленческой деятельности и необходимость ее отделения от других функций.

Система управления состоит из следующих компонентов - механизм управленческого воздействия и совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении .

Традиционно в системе управления предприятием выделяют две части - управляющую и управляемую.Управляющая часть состоит из дирекции, менеджеров, информационных подразделений, обеспечивающих работу руководящего звена. Эта часть называется административно-управленческим аппаратом. Информация представляет входное воздействие и конечный продукт управляющей части. На данном уровне принимаются управленческие решения, такие как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов достижения желаемой цели.

Управляемая часть подразумевает союз из различных производственных и функциональных подразделений, обеспечивающих производственный процесс . Поступающие на вход управляемой части и выходящие в результате зависят от типа организации.

Система управления состоит из четырех основных элементов:

центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие;

2) контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода;

3) канал обратной связи;

4) выход основной системы.

Если рассматривать управление как процесс планирования, организации, мотивации и контроля, то он необходим для того, чтобы формулировать и достигать желаемые цели организации.

Планирование подразумевает постановку желаемых целей организации и определение алгоритм действий работников, необходимых для реализации этих целей. Неопределенность окружающей среды помогает частично преодолеть планирования организации . Планирование для успешного осуществления должно носить непрерывный характер с постоянной корректировкой целей на основе достигнутых промежуточных результатов.

Организация как одна из функций управления подразумевает создание некоторой структуры. Структуризация работы множества элементов позволяет определить цели, какие задания и кто будет выполнять.

Одна из функций - мотивация. Функция мотивации целиком и полностью лежит на руководителях, неважно сознательно они занимаются мотивацией при этом или нет. Очевидно, что и описывают многочисленные теории мотивации, успешно мотивировать можно только после выявления потребностей.

Контроль обеспечивает достижение поставленных организацией целей. Можно отметить следующие необходимые элементы (стадии) контроля: установление стандартов; измерение достигнутого и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; корректировка серьезных отклонений от плана. На последней стадии можно пересмотреть цели исходя из требований ситуации.

По параметру направление управляющего воздействия персонал организации можно разделить на две немаленькие категории - руководители и неруководители.

Руководителями или управляющими являются субъекты организаторской деятельности, принимающие решения, влияющие на действия других людей, отдающие приказы и контролирующие их исполнение.

К неруководителям или неуправляемым относят объекты организаторской деятельности, исполняющие приказы руководителей и не вправе принимать решения, влияющие на действия других людей.

Руководители в организации несут определенные функции, играют свои роли. Функции руководителей четко разграничены. Кроме разделения функций руководителей и неруководителей необходимо развести также и управленческую работу.

Руководители низового звена -- это руководители, которые находятся непосредственно над не управляющими работниками. Они контролируют выполнение производственных заданий и отвечают за непосредственное использование выделенных ресурсов (сырье и оборудование). Названия должностей низового звена могут быть: заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой и мастер. Управленческая карьера часто начинается с самого низового звена.

Работа в низовом звене является разнообразной. Особенностью данной работы является частый переход от выполнения одной задачи к другой, а также ей присущ также короткий срок выполнения заданий. Младшие начальники много времени общаются с непосредственными подчиненными и гораздо меньше с начальством.

Среднее звено координирует и контролирует низовое звено. Должности среднего звена называются, например декан факультета или заведующий отделом, а также и директор филиала и т.д.

Характер работы руководителей среднего звена в разных организациях имеет различную характеристику. Существуют организации, которые предоставляют таким руководителям довольно большую ответственность, что делает их работу схожей с работой начальников высшего звена. Работа носит творческий характер и включает постановку проблем, их обсуждение, предложение вариантов действий и разработку рекомендаций.

От функций возглавляемого подразделения зависит работа начальников среднего звена. Таким образом, если оно связано с производством, то руководитель среднего уровня будет координировать работу низового звена, много времени заниматься анализом данных о производительности труда и свойствах продукции / услуг, обсуждать возможности разработки новых видов продукции / услуг с инженерами. При условии занятия внешними связями организации возглавляемые подразделения, то бумажная работа будет отнимать большую часть времени, оставшееся время будет потрачено на общение, в том числе различные заседания.

Менеджеры среднего звена посредничает между высшим руководством и младшими начальниками. Средний менеджмент исполняет особую роль проводников великих идей высшего руководства к низшему менеджменту и персоналу в общедоступной форме.

Роль среднего менеджмента не ограничивается на этом. На представителей этой группы управляющих возлагается задача стимулирования творчества работников и снижение рутинной повседневной деятельности, а также способность к обучающейся организации и созданию мыслящей организации.

Руководители высшего уровня выполняют особую роль по принятию важнейших (как правило, стратегические) решений .

Высшие руководители выполняют большой объем работы, причем их работа не имеет четко очерченных границ. В связи этим, высшие руководители не могут определить успешность своей деятельности. Одним из критериев успешности является продолжение и эффективность деятельности организации, но при этом внешняя среда постоянно меняется, и риск неудачи остается высоким.

Таким образом, управление представляет собой процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. Элементами системы управления являются следующие: выход основной системы; контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода; канал обратной связи и центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

С 50-х годов в менеджменте используется системный подход.

Система – это целостная совокупность элементов или звеньев и связей между ними.

Структура – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов.

Элементы системы – отдельные части, выделенные по тому или иному принципу, являющиеся ее структурообразующими факторами и играющие роль подсистем. Последние, хотя и относительно самостоятельны, различным образом взаимодействуют в рамках системы: граничат, обусловлены друг другом (порождение одних элементов другими) и взаимное влияние. В результате взаимодействия у элементов и формируются общесистемные качества, т.е. признаки, свойственные системе в целом и каждому из них в отдельности.

Любая организация – это система. Управление ей – тоже система. В понятии «система управления» элементами ее выступают все работники, участвующие в процессах управления. Система управления предполагает те связи, которые характеризуют отношения управления, которые возникают тогда, когда осуществляются функции и полномочия управления. Т.О. Система управления – это совокупность связей общей целеустремленности, согласованности действий, восприятия решений, это связи подчиненности в соответствии с распределением полномочий на принятие управленческих решений.

Система управления – это иерархия связей и звеньев, осуществляющих процессы управления в социально-экономической системе, существующих внутри нее и тесно с ней взаимосвязанных.

Система управления складывается из функциональных подсистем (НИОКР, производство, финансы, кадры, маркетинг).

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления. Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой. Под управляющей подсистемой понимается та часть системы, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение, а под управляемой ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

В основе формирования системы управления лежат семь факторов:

1) Цель управления. Должна быть реальной, ясной, конкретной, доступной. Лишь в этом случае возможно сделать декомпозицию цели, позволяющей представить цель в совокупности ее составляющих целевых установок (дерево целей) и определить, насколько каждая из них нуждается в специализированном звене для ее достижения.

2) Объект управления. Система управления отражает его особенности, назначение, структуру, производственно-технологические характеристики. Она строится в соответствии с потребностями объекта и для их удовлетворения. Нет системы управления вообще, есть система управления конкретным объектом, а сама она рассматривается как его часть.

3) Функции управления. Функции – виды деятельности, которые определяют дифференциацию и интеграцию управления (см. Функции менеджмента).

4) Полномочия управления. Необходимы в качестве права на принятие управленческих решений. Распределяются и закрепляются за звеньями, а их наличие или отсутствие характеризует звено системы управления. Делают систему управления иерархической. Характеристиками полномочия являются: состав функций, в рамках которых реализуются полномочия; объем полномочий (состав проблем, разрешаемых при реализации полномочий); масштаб полномочий (состав и количество звеньев, подчиненных полномочному звену); компетентность (минимально необходимая информация для принятия решений); трудоемкость (затраты усилий на реализацию полномочий).

5) Трудоемкость функций и полномочий. Обязательно учитывается при распределении функций и полномочий. Она определяет как саму возможность их эффективной организации, так и величину звена системы управления.

6) Информация. Трудоемкость самым непосредственным образом связана с фактором объема информации, ее распределения и обработки с помощью последнего фактора:

7) Технические средства.

Главным в системе управления является обособление звеньев. Звено – организационно обособленная единица системы управления по критерию специализации и комбинации функций, а также объема и масштаба полномочий управления.

В качестве звена выступают должность, отдел, служба, подразделение и т.д.

Наиболее важное различие звеньев управления проявляется в сочетании полномочий и функций управления, закрепляемых за одним звеном. По этому критерию различают следующие звенья:

1) Линейное звено управления – объем полномочий равен объему функций. (Обычно – первый руководитель в рамках определенного объекта управления).

2) Функциональное звено – объем полномочий значительно меньше объема функций., в рамках которых работает данное звено. (Нередко только разрабатывает варианты решений, передавая на принятие линейному звену).

3) Линейно-функциональное звено – объем полномочий ограничен частью объема функций, но главное в деятельности звена – полномочия. (Главный экономист, главный инженер).

4) Функционально-линейное звено – полномочия ограничены не только частью функций, закрепленных за звеном, но и определенными условиями их реализации. (Полномочия – возможность, но не обязанность).

Система управления представляет собой состав и комбинацию различных звеньев, связанных между собой по функциям и полномочиям. Но состав и связи звеньев разнообразны, поэтому можно построить следующую типологию систем управления:

1) Линейная система управления. Характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних только линейных звеньев и обладает преимуществами: единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. (Либо как фрагмент композиции крупной системы управления, либо в масштабах небольшого предприятия).

2) Функциональная система управления. Недостаток – переплетения функциональных зависимостей, множественность подчиненности. (В композициях крупных систем управления и в ситуациях, когда особенно важны профессиональный анализ проблемы и разработка вариантов управленческих решений).

3) Линейно-функциональная система управления. Разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления. Недостатки – опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности. Возможность легкой специализации функций и однозначности подчинения функций. (В крупных компаниях).

4) Штабная система управления. Выделения всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничено только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья. Ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию функциональных звеньев. Опасность потери связей функционального и линейного блоков системы управления.

Характеристика элементов системы управления

Элементы системы управления характеризуются следующими параметрами и показателями:

1. Технология управления – это совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение управленческих решений:

· состав и структура управленческих процессов, процедур и операций;

· длительность управленческого цикла;

· удельный вес управленческих операций рутинного и творческого характера;

· повторяемость и длительность процессов, процедур и операций;

· уровень типовых технологических процессов управления;

· уровень регламентаций процессов управления;

· ритмичность управления процессов управления;

· качество выполнения процессов управления;

· затраты на выполнение процессов, процедур и операций управления и т.д.

2. Методы организации управления – это совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение цели и решение задач предприятия:

· удельный вес организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления;

· обеспеченность нормативными, методическими и другими документами;

· уровень учета и контроля исполнения решений;

· уровень качества используемых методов управления;

· уровень мотивации труда;

· уровень творческой активности членов трудового коллектива;

· уровень организации делопроизводства и т. д.

3. Организационная система управления (ОСУ) – это совокупность специализированных органов управления, взаимодействующих, взаимосвязанных для достижения целей и задач предприятия:

· состав и количество управл. подразделений на иерархических уровнях управления;

· состав и соотношение целевого, линейного, функционального и обеспечивающего управления;

· тип существующей структуры управления;

· соответствие коэффициента управляемости к норме управляемости;

· уровень качества ОСУ;

· затраты на управление по подразделениям;

4. Информация – это совокупность сведений или данных, необходимых для обоснования выработки принятия управления решений по достижению целей и задач предприятия:

· виды, структура и объем информации;

· уровень информационного обеспечения;

· периодичность поступления информации;

· затраты на обработку информации;

· схема информационных потоков, схема документооборотов и т. д;

5. Технические средства управления – совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации управленческого персонала:

· виды и кол-во технических средств;

· качество технических средств;

· стоимость и цена потребления технических средств;

· удельный вес прогрессивных технических средств;

· возрастной состав технических средств;

· обеспеченность техническими средствами;

· уровень автоматизации решения управленческих задач;

· уровень организации рабочих средств и т. д;

6. Кадры управления – работники всех уровней управления:

· численность управленческого персонала, в целом по предприятию и всем подразделениям;

· удельный вес менеджеров и исполнителей;

· профессиональный и возрастной состав;

· квалификационный и образовательный уровень;

· текучесть кадров;

· условия труда;

· уровень трудовой дисциплины;

· оперативность принятия решений;

· соответствие занимаемым должностям;

· уровень обеспеченности кадрами управления.

7. Решения (результирующий элемент управляющей подсистемы) – акты, результат, конечный продукт управленческой деятельности:

· состав, структура и количество решений;

· полнота и обоснованность решений;

· своевременность решений;

· уровень исполнения решений;

· уровень регламентации решения;

· повторяемость решений;

· количество принимаемых решений;

· оперативность решений;

· затраты на принятие выполнение решений;

8. Технология производства – совокупность взаимосвязанных производственных процессов:

· прогрессивность тех. процессов;

· удельный вес основных и вспомогательных тех. процессов;

· удельный вес ручного труда;

· обеспеченность тех. обработки;

· уровень автоматизации тех. процессов, их длительность и качество и т. д;

9. Методы организации производства – совокупность способов организации производства:

· структура типов производства;

· уровень специализации;

· уровень конструкции, кооперирования и комбинирования производства;

· периодичность запуска партий;

· технический уровень производства и его ритмичность.

10. Производственная структура – состав и соотношение между производственными подразделениями:

· состав цехов, участков и бригад;

· территориальное расположение подразделений;

· внутрипроизводственные связи, материальные, финансовые, трудовые, производственные;

· распределение численности работающих по подразделениям;

· обеспеченность производства новыми разработками (инновационная политика).

11. Предметы труда – сырье, материалы, полуфабрикаты и т.д.: состав, объем, обеспеченность, использование, затраты, запасы, периодичность поставок, качество поставок, естественные и не естественные потери.

Система, в буквальном переводе с греческого, есть целое, составленное из частей. Для целей нашего изложения система - это совокупность, объединение взаимосвязанных и расположенных в определенном порядке элементов (частей) какого-либо целостного образования. Система управления представляет собой определенным образом организованную совокупность элементов, образующих единое целое, несводимое к свойствам составляющих ее отдельных элементов, в которой реализуются функции управления.

В соответствии со сложившимися взглядами в числе системных выделяют следующие основные принципы:

Целостности - принципиальной не сводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимости из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т.д. внутри целого;

Структурности - возможности описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; обусловленности поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;

Взаимозависимости системы и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия;

Иерархичности - каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из компонентов более широкой системы;

Множественности описания каждой системы - в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.

В общем случае модель системы управления включает следующие основные элементы: субъект, объект управления, силы и средства управления, каналы связи (прямой и обратной). Система управления испытывает воздействие внешней среды , соответствующим образом изменяется и обеспечивает тем самым свое функционирование (работоспособность).

Персонифицированными субъектами управления различного уровня являются, в частности, директор фабрики, заместитель руководителя департамента, начальник воинского подразделения, ректор университета, президент ассоциации, генеральный секретарь партии, председатель собрания, управляющий делами международного комитета, руководитель группы, менеджер и т.д. Групповым субъектом управления в организации являются, в частности, совет директоров крупной компании, общее собрание акционеров, коллегия министерства, ученый совет научного или учебного заведения, экспертный или консультативный совет законодательного органа, управляющая структура холдинга и т.д.

Каждый субъект управления, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления системы более высокого организационного уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления), но и, свою очередь, оказывать на него соответствующее воздействие по каналам обратной связи (например, путем предоставления информации, необходимой для функционирования общей системы и т.д.).

Объект управления в организации - должностное лицо, отдельный работник или коллектив (подразделение организации), осуществляющие деятельность в интересах организации. Указанные объекты управления: воспринимают управляющее воздействие субъекта управления; обладают относительной самостоятельностью в решении служебных вопросов или реализации управленческих функций; имеют четко определенные (нормативно закрепленные) организационные отношения с субъектом управления, устойчивые каналы прямой и обратной связи с ним. Объектом управления, хотя и специфичным, является и неформальная группа работников внутри организации.

Определение и распределение объектов управления между различными уровнями, звеньями управления и конкретными должностными лицами осуществляется с учетом сложности, важности, состояния таких объектов; качеств и способностей управляющего субъекта; норм управляемости и некоторых других факторов управления. Общими правилами являются следующие: у каждого объекта должен быть свой и желательно единственный субъект управления; у каждого субъекта должен быть свой объект управления или их группа, объединяемая по каким-либо существенным признакам (территориальный, функциональный и т.п.); каждый субъект и объект управления должны иметь вполне определенный и точно очерченный перечень обязанностей, прав и ответственности в сфере управления.

Управленческое воздействие - это любой вид взаимного воздействия объекта и субъекта управления. Различают два его вида: управляющее воздействие и обратное воздействие. Управляющее воздействие представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления с целью изменения (сохранения) его состояния, поведения, действий. Обратное воздействие отражает, реакцию объекта управления на управляющее воздействие его субъекта, собственное видение управленческой ситуации объектом управления, а также детальную информацию о факторах управления на конкретном участке. Таким образом, объект управления принимает участие в процессе управления.

Силы управления - это организованная на основе штатного расписания и профессиональных и квалификационных характеристик совокупность работников, объединенных в аппарат управления , - помощники, советники, консультанты, референты, секретари и т.д. Сюда же относятся отдельные, специально выделенные работники, на которых возложено (возможно, временно) выполнение определенных управленческих функций. На практике в небольших подразделениях специально выделенные работники осуществляют функции анализа и планирования. Эта категория работников организации нуждается в углубленной управленческой подготовке и специализации с учетом характера выполняемых функций.

Средства управления - любые физические объекты, позволяющие фиксировать и передавать управленческое воздействие, осуществлять прямую и обратную связь, обеспечивая тем самым эффективное функционирование системы управления. К ним относятся разного рода технические средства - главным образом средства вычислительной техники, современные средства связи, а также организационной техники (диктофоны, копировально-множительные аппараты, дистройеры и т.д.).

Основные элементы системы управления организацией

В соответствии со сложившимися взглядами в числе системных выделяют следующие основные принципы:

Целостности – принципиальной не сводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимости из последних свойств целого; зависимость каждого элемента͵ свойства и отношения системы от его места͵ функций и т.д. внутри целого;

Структурности – возможности описания системы через установление ее структуры, ᴛ.ᴇ. сети связей и отношений системы; обусловленности поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;

Взаимозависимости системы и среды – система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия;

Иерархичности – каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из компонентов более широкой системы;

Множественности описания каждой системы – в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.

Субъектом управления организацией является должностное лицо или определенным образом организованная группа лиц (орган, подразделение, коллегия, совет, совещание, собрание и т.п.), которые могут и должны в силу должностных обязанностей, данных полномочий или имеющихся договоренностей (согласия) оказывать управляющее воздействие на соответствующий объект управления. Персонифицированными субъектами управления различного уровня являются, в частности, директор фабрики, заместитель руководителя департамента͵ начальник воинского подразделения, ректор университета͵ президент ассоциации, генеральный секретарь партии, председатель собрания, управляющий делами международного комитета͵ руководитель группы, менеджер и т.д. Групповым субъектом управления в организации являются, в частности, совет директоров крупной компании, общее собрание акционеров, коллегия министерства, ученый совет научного или учебного заведения, экспертный или консультативный совет законодательного органа, управляющая структура холдинга и т.д.

Каждый субъект управления, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления системы более высокого организационного уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления), но и, свою очередь, оказывать на него соответствующее воздействие по каналам обратной связи (к примеру, путем предоставления информации, крайне важно й для функционирования общей системы и т.д.).

Управленческое воздействие - это любой вид взаимного воздействия объекта и субъекта управления. Различают два его вида: управляющее воздействие и обратное воздействие. Управляющее воздействие представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления с целью изменения (сохранения) его состояния, поведения, действий. Обратное воздействие отражает, реакцию объекта управления на управляющее воздействие его субъекта͵ собственное видение управленческой ситуации объектом управления, а также детальную информацию о факторах управления на конкретном участке. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, объект управления принимает участие в процессе управления.

Силы управления - это организованная на базе штатного расписания и профессиональных и квалификационных характеристик совокупность работников, объединенных в аппарат управления , - помощники, советники, консультанты, референты, секретари и т.д. Сюда же относятся отдельные, специально выделенные работники, на которых возложено (возможно, временно) выполнение определенных управленческих функций. На практике в небольших подразделениях специально выделенные работники осуществляют функции анализа и планирования. Эта категория работников организации нуждается в углубленной управленческой подготовке и специализации с учетом характера выполняемых функций.

Основные элементы системы управления организацией - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Основные элементы системы управления организацией" 2017, 2018.