Отчетные документы для командировочных
Отчетные документы для командировочных
Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.
В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных
Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:
Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);
Беременных женщин (ст. 259 ТК);
Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).
Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.
Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:
Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);
Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;
Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).
Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.
Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:
Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;
Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.
В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.
Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.
Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:
Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.
Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.
Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.
Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.
Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.
Как составляется командировочный приказ?
В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.
Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.
Авансовый отчет
Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.
Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.
Как оформляется командировка в табеле?
Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.
Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.
Как оформить служебную записку?
Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).
Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.
Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.
Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.
Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:
Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);
Расходы на питание;
Издержки от пользования общественным транспортом;
Траты на телефонную и почтовую связь;
Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.
Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.
К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:
Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
Фискальные чеки с АЗС;
Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.
Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:
Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;
Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.
Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.
Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.
Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.
Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:
Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;
Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;
Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;
Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).
Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки
Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.
Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.
Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.
При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.
Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.
Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.
Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание
Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.
Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.
Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.
Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:
Номер в гостинице;
Квартира служебного пользования;
Самостоятельная аренда помещения;
Пребывание у родственников.
При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.
Гостиничный номер
Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.
Служебные квартиры
В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.
К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.
При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.
У родственников
Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.
Какие документы потребует работодатель?
Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.
Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.
Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
Учредительные и банковские реквизиты;
Данные паспорта приезжего;
Срок пребывания;
Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;
Подпись руководителя с печатью.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.
По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.
В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.
Как происходит оплата за проживание в командировке?
Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.
Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:
Рядовые сотрудники;
Администрация и руководители подразделений.
Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.
В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.
Пример:
Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.
При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.
Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:
3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;
16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;
6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.
Страховые взносы:
6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;
6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;
6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;
6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Выданы денежные средства под отчет |
||
|
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
|
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Бухгалтерские проводки командировочных расходов
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
20 (23, 25, 26, 29) |
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия |
|
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия |
||
|
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
|
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
|
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
|
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
|
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
|
НДС направлен к вычету |
Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.
Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
|
20, 23, 25, 26, 29 (44) |
Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем |
|
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
|
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:
Пример учета расходов на командировку:
Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:
Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;
Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.
Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:
|
Сумма |
Дебет |
Кредит |
Название операции |
|
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
|
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
|
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
|
НДС направлен к вычету |
|||
|
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
|||
|
Выделен НДС по расходам на гостиницу |
|||
|
НДС направлен к вычету |
|||
|
Списаны суточные |
|||
|
Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия |
Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете
Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.
При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.
При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):
Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);
На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);
Суточные затраты;
Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;
Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.
Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.
Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.
Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.
При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).
НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:
Оплачены работником или организацией;
Имеют счет-фактуру.
Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:
По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;
По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.
Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.
Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ
1) Суточные деньги не облагаются:
Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;
НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.
Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.
2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:
Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;
Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).
Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.
Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют
Как быть, если утерян посадочный талон?
Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.
Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?
Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.
Чем доказать проживание в частной квартире?
Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.
Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций:
Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа - документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.
Шаг 1. Оформляем командировку
В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Основание для направления работника в служебную поездку - решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.
Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».
Шаг 2. Оплачиваем командировку
Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:
- оплату проезда;
- расходы на наем жилья;
- суточные;
- другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.
Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным. К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку , рассказали эксперты системы "Главбух" .
Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Как оплатить командировку внештатного сотрудника
Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.
В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы. В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково.
Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье .
За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Шаг 3. Учитываем расходы по командировке
Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов.
Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.
Эксперты предупреждают
31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные.
Суточные
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.
Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.
Расходы на проезд
Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, нужен билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон (письмо Минфина России от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296). К учету можно принять и электронные билеты. Посадочный талон без штампа о досмотре не подтверждает расходы на покупку авиабилета. К такому невыгодному для компаний выводу пришли в Минфине (письмо от 6 июня 2017 г. № 03-03-06/1/35214).
Поездку железнодорожным транспортом подтверждают билетом на поезд. Для электронных билетов нужен контрольный купон (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273).
Компания вправе списать стоимость услуг такси, которым воспользовались сотрудники (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Но придется доказать служебный характер поездки. Кроме того, можно списать расходы, если сотрудник отправился в командировку на собственном автомобиле.
Если нужно списать подобные затраты, запаситесь документами, которые подтвердят служебный характер поездок. Подойдут заказ-наряд и квитанция на оплату такси. Из этих бумаг должно следовать, что сотрудник воспользовался машиной для рабочих целей. На проверке инспекторы проанализируют маршрут и время поездки. Если сотрудник ездил в рабочее время в ИФНС, то лишних вопросов не будет. А если ночью и непонятно куда, то этот факт наверняка насторожит налоговиков.
Помимо бумаг из такси подготовьте и другие документы, которые косвенно подтвердят служебную поездку. К примеру, это может быть договор с контрагентом, подписанный по результатам поездки сотрудника. Если сомневаетесь, что сможете обосновать служебный характер поездки, то стоимость такси безопаснее списать за счет чистой прибыли.
Затраты на проживание
Затраты на проживание подтверждают документами из гостиниц.Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему приложите копии документов о праве собственности.
Бухгалтерский учет командировочных расходов в 2019 году
После того, как авансовый отчет по командировке утвержден, хозяйственные операции нужно отразить проводками в бухгалтерском учете. Учет командировочных расходов ведут с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подробнее о том, как отразить расходы на командировку в бухучете , рассказывают эксперты системы "Главбух" .
Все проводки на командировочные расходы мы привели в таблице ниже.
Проводки для учета командировочных расходов в 2019 году
К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.
Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.
Что такое командировка?
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кого отправить в командировку?
В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.
К сведению
Свернуть Показать
На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).
Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Свернуть Показать
ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.
Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:
Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.
Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
К сведению
Свернуть Показать
Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.
Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.
Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.
На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.
В документе следует отразить:
- информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
- название структурного подразделения, где он работает;
- цель, время и место командировки;
- источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.
Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.
Свернуть Показать
Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.
Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.
Свернуть Показать
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
К сведению
Свернуть Показать
Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:
- если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).
Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
Журналы учета
Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).
Свернуть Показать
Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:
- фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
- дата прибытия и дата выбытия.
Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).
Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.
Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.
Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.
Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.
С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).
Документы, составляемые при направлении в командировку
С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:
- письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;
- авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной
В этой статье вы найдете
- Наглядную инструкцию по оформлению служебных командировок сотрудников
- Разъяснения, что делать, если ваш сотрудник командируется за границу
- Советы, как оптимизировать расходы на командировку
Оформление командировки должно соответствовать всем законодательным нормам. Сотруднику, отправляющемуся в командировку, должны быть предоставлены все гарантии, закрепленные трудовыми нормативными документами:
- сохранение среднего заработка на период командировки;
- сохранение работа и должности;
- оплата расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса. Распространяются соответствующие гарантии также на совместителей. Совместителю средний заработок за время нахождения в командировке нужно сохранять лишь у работодателя, направившего его в командировку. Если сотруднику одновременно направляют в командировку и по основному месту работы, также и по совместительству, должен сохраняться средний заработок у обоих работодателей.
Необходимо учитывать, что некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку лишь при их письменном согласии, также при отсутствии запрета на их командировку по медицинскому заключению. Действует данное правило в отношении:
- женщин с детьми возрастом до 3 лет;
- матерей (отцов), которые без супруга (супруги) воспитывают ребенка возрастом до 5 лет;
- сотрудников с детьми инвалидами;
- сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи (если имеется медицинское заключение).
У работодателя нет права направлять в командировку сотрудников следующих категорий:
- беременные женщины;
- работники в период действия ученического договора. Исключениями становятся лишь случаи, когда связана командировка с ученичеством;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключениями становятся лишь спортсмены и творческие профессии. Определен список должностей и профессий творческих работников Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;
- граждане, работающие по гражданско-правовым договорам.
Продолжительность командировки
У работодателя есть право устанавливать любой срок командировки в зависимости от сложности, объема и других особенностей поездки. При этом не обозначается максимальная длительность поездки. Следовательно, длиться командировка может сколь угодно долго.
При этом не урегулирован вопрос минимальной продолжительности поездки. Можно признавать командировкой поездку длительностью более 1 дня. При этом не считается командировкой поездка менее 24 часов.
Однако предприниматели и компании на практике нередко направляют сотрудники на поездки в течение 1 дня, оформляя их в качестве стандартных командировок – с выплатой суточных, компенсацией проезда и др.
- Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год
Документы для оформления командировки
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло некоторые изменения в требования к оформлению командировочных документов. Согласно подпункту е) пункта 26 Поставления с работника не требуется предоставление командировочного удостоверения. При направлении сотрудника в командировку следует оформить пакет следующих документов:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- табель учета рабочего времени;
- журнал учета командированных сотрудников;
- авансовый отчет;
- служебная записка, если сотрудник отправляется на место командировки и обратно на своем личном транспорте. l&g t;
- 3 способа снизить производственные расходы на 20% в течение одного года
- Правила мотивации: 15 способов заставить персонал работать на полную
Наглядная инструкция по оформлению командировки
Шаг 1. Оформите приказ о направлении в командировку. Для отправки сотрудника в командировку для начала требуется оформление приказа. Можно использовать форму Т-9 (либо форму Т-9а, если несколько сотрудников отправляются в командировку), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Однако данная форма обязательной не считается, у компании есть право разработки своей Есть образец Если работаете с унифицированной формой Госкомстата, следует удалить строку с упоминанием служебного задания. Поскольку с 2015-го года это оформлять не требуется.
Шаг 2. Зафиксируйте факт отправки сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Утверждена форма журнала согласно приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. Необходимо заполнить в данном журнале следующие данные – ФИО командировочного сотрудника, название компании, в которую отправляется, пункт назначения. Учитывая отмену командировочных удостоверений с 2015-го года, то ставьте прочерк в строке о командировочном удостоверении. Заслуживает внимания тот факт, что вскоре Минздравом будет утверждена новая форма журнала.
Шаг 3. Заполните табель учета рабочего времени. Также возможно использование унифицированных форм табеля Т-12 и Т-13, есть образец утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Дни командировки, в течение которых сотрудник на рабочем месте отсутствует, необходимо заполнить кодом К. При работе сотрудника в свой выходной день, необходимо указать в табеле учета рабочего времени 2 кода: К и РВ. Необходимо помнить – работа в выходной день, согласно статье 153 ТК РФ, подлежит оплате в двойном размере.
Шаг 4. Оформите авансовый отчет. При возврате из командировки, работнику в течение 3 рабочих дней необходимо заполнить авансовый отчет, сдав его в бухгалтерию. Советуем ему напомнить про сроки, ведь сотрудник после командировки часто переходит сразу на накопившуюся текущую работу. Работник в авансовом отчете по форме АО-1 есть образец указывает суммы, которые были потрачены в рамках поездки. Следует учитывать, что распространяется 3-дневный срок для сдачи финансового отчета в отношении и внутренних, и зарубежных командировок. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной либо праздничный день, должен отсчитываться указанный срок с 1-го рабочего дня, который следует за днем возвращения.
Работнику необходимо приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие свои затраты. Такими доказательствами могут быть приходные ордера, чеки, квитанции, договоры и пр. Больше не требуется оформление командировочных удостоверений. Они использовались для подтверждения факта и времени нахождения сотрудника в месте командировки. Теперь свидетельством действительного нахождения сотрудника в командировке становятся проездные документы – железнодорожный билет, авиабилет и пр.
Как подтвердить сроки командировки, если сотрудник ездил на своем автомобиле? В таком случае должна быть составлена служебная записка в произвольной форме, с отражением физического срока командировки, приложив документы для подтверждения использования автомобиля – квитанции, счета, путевой лист, кассовые чеки и пр.
Компенсация расходов в командировке
Суточные полагаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, в том числе праздничные, выходные дни, дни нахождения в пути. Каждый работодатель может устанавливать размер суточных, который считает подходящим.
Суточные в налоговом учете списываются на расходы без ограничения. Суточные освобождаются от НФДЛ в пределах лимита – при командировке в стране 700 рублей за день, при заграничных командировках – 2.5 тыс. рублей за каждый день. Если установлена в компании величина суточных более указанных сумм, то необходимо будет уплата с превышения налога на доходы физических лиц.
При служебных поездках длительностью менее 24 часов суточные не полагаются. Хотя большинство компаний производит их выплату. Минфином был предложен такой вариант учета. Если сотрудником предоставлены подтверждающие документы, необходимо расценивать суточные в качестве возмещения других расходов, которые связаны с командировкой. Они в данном случае полностью освобождаются от НФДЛ. Если отсутствуют документы, необходимо применение лимита, подобно более продолжительным командировкам.
Встречаются в арбитражной практике примеры, когда судьи подтверждали – при однодневной командировке суточные освобождаются от взносов в ПФР.
Оплата проезда. В стоимость переезда к месту командировки и обратно могут входить затраты на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Можно применять «входной» НДС к вычету. При возмещении командировочному работнику затрат на дорогу не требуется удержание НДФЛ и плата страховых взносов.
Но применяться указанные нормы могут лишь в случае подтверждения затрат на проезд первичными документами. Если сотрудник добирался к месту на рейсовом транспорте, необходимо предоставить проездной билет. Необязательно, чтобы предоставлялся билет установленной формы. Основное требование – указание на билете реквизитов, печати и подписи перевозчика, наименования пунктов отправления и прибытия, цены.
В случае с такси, то в качестве подтверждающих документов используются заказ-наряд на предоставление транспорта для перевозки пассажиров и багажа, и квитанция на оплату услуг легкового такси.
При авиаперелетах необходимо предоставление 2 первичных документов – билет с указанием цены, и посадочного талона.
Оплата жилья. Потраченные на жилье для командировочного сотрудника средства могут учитываться компанией при налогообложении прибыли. У компании при этом есть право списания стоимости дополнительных услуг гостиницы (кроме ресторанов, баров, саун, фитнес-центров, обслуживания в номерах).
При возмещении сотруднику затрат на жилье не нужно удержание НДФЛ.
Но указанные нормы могут использоваться лишь в ситуации, когда подтверждены расходы на жилье первичными документами – бланк строгой отчетности, который самостоятельно разработан отелем. Обязательно требуется указание в нем реквизитов, перечисленных пунктом 3 положения постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Необходимо при этом указание в бланке и суммы НДС.
Налоговики на практике часто выдвигают претензии, если указан на гостиничном документе «чужой» либо несуществующий ИНН. Однако по этому вопросу арбитражная практика положительна для налогоплательщиков.
Оплата питания. По мнению налоговиков, необходимо оплачивать питание в период командировки за счет суточных. Следовательно, если сотрудник возмещает затраты на питание отдельно, нельзя учитывать подобные затраты при налогообложении прибыли, с них требуется уплата НДФЛ и страховых взносов.
Даже если компания вовсе не производит выплату суточных, а лишь компенсирует расходы на питание, подобные траты не будут уменьшать прибыль, включаются в базу по НДФЛ и взносам.
При этом следует отметить противоречивую практику по данному вопросу. Некоторые дела компании выиграли, однако порой выигрывают и инспекторы. Всё же безопаснее предотвратить конфликт, не отражать затраты на питание в налоговом учете, лучше заплатить НДФЛ и взносы.
Рассказывает практик
Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting
Несмотря на революцию на рынке телекоммуникаций, сложно представить нынешний бизнес без проведения командировок. За счет оптимального распределения бюджета удается добиться оптимизации своего тревел-бюджета.
Сначала предстоит сформировать регламент деловых поездок. Полезным данный регламент будет даже при условии нескольких командировок в год. Следует указать в документе правила перелета, проживания, планирования тревел-бюджета. Внутренние перелеты в некоторых компаниях организуются только эконом-классом. Для международных компаний может быть установлено следующие правило – до 3 ч. полета в эконом-классе, для более продолжительного перелета предпочитается бизнес-класс. Часто зависит размер затрат также от должности специалиста.
Не нужно жалеть времени на анализ бюджета деловых поездок. Благодаря этому возможно выявление неэффективных решений при организации командировки с оптимизацией затрат.
Командировка за границу
Зарубежные служебные поездки предполагают некоторые особенности. Предоставленные в валюте суточные следует пересчитывать в рубли по курсу в день их выдачи. Размер суточных, которые освобождены от НДФЛ, за день, при выезде за рубеж, составляет не 2.5 тыс. рублей, а 700 рублей.
Если командировочные расходы оплачены валютой, необходим перевод их стоимости в рубли. Использовать в таком случае нужно курс, который указан документами на покупку валюты.
Средний заработок, который сотруднику выплачивался за период командировки, будет считаться его доходом, который получен от источника в РФ. Если работник находился в зарубежной поездке недолго, сохранив при этом статус налогового резидента, считаться НДФЛ с его среднего заработка будет по ставке 13%. При утрате статуса налогового действует ставка 30%.
Как оптимизировать расходы на командировку
1. Определите стратегические принципы организации командировок. Основное условие – получение максимальной отдачи от нахождения сотрудников в командировках. Необходимы следующие приоритеты – результативная работа в отъезде, с быстрым возвращением в офис. Поэтому авиаперелеты более предпочтительны железнодорожных переездов, несмотря на большие расходы. Не стоит покупать работникам в поезде билеты лишь в купе, чтобы обеспечить для них комфортную поездку.
Следует заранее определить основные планы сотрудников на командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитать таким образом, чтобы работник в течение одной поездки смог справиться с максимально возможным объемом работы. Компания может помочь сотруднику, предлагая не только корпоративную связь, но также мобильный Интернет.
Другим важным обстоятельством становится – рабочие процессы не должны страдать, пока работник находится в отъезде. Для безболезненного выстраивания совместных планов следует ввести «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. Укажите в нем все плановые поездки минимум на неделю вперед – отмечая имя, место командировки, даты отсутствия.
2. Ведите виртуальные переговоры. Если необходимости в физическом присутствии на переговорах нет, либо вы ограничены в бюджете, можно задуматься над вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные полезные технологии, в том числе услуга видео-конференц-связи public telepresence с высокой четкостью графики и эффектом присутствия.
3. Назначьте ответственного. Отвечать за организацию командировок может офис-менеджер. Он займется планированием поездок, заказом наиболее экономичных билетов, подборов времени планирования, поиском гостиницы, с оформлением виз и пр.
Сам работник не отстраняется от подготовки к поездке. Если планируется командировка в другую страну, либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник может сам узнать прогнозируемую погоду, подготовить карту местности, изучить местные особенности, чтобы лучше понимать ситуацию и избежать возможных проблем.
Главное в планировании командировок – по возможности раньше сообщить ответственному сотруднику о поездке и оформить документы для командировки.
Говорит Генеральный Директор
Андрей Медведев, Генеральный Директор «Промышленные силовые машины», Москва
Действуют в нашей компании такие лимиты на командировки в пределах страны. Суточные установлены в размере 1500 рублей. Гостиница – не дороже 5 тыс. рублей в день. Практика подтверждает, это средние затраты на участие в деловой поездке, обеспечивая достаточный комфорт для сотрудников без излишеств. Также предусмотрено возмещение услуг такси, если работник едет с багажом. Максимальные суточные для заграничных командировок установлены в размере 2.5 тысяч рублей.
Расходы на командировки можно контролировать с помощью виртуальных банковских карт, которые не имеют материального носителя, предназначаются для интернет-покупок. Данные карты могут быть привязаны к единому корпоративному счету с централизованным управлением.
4. Контролируйте расходы и отчетность. Руководителю нужно контролировать поездки своих работников, обоснованность трат. Важно, чтобы работники понимали список необходимых документов в рамках отчета о командировке.
Сотрудники в течение 3 дней после поездки должны сдать офис-менеджеру соответствующие документы (счета, билеты). Если сотрудник не предоставляет какие-либо из подтверждающих документов, к примеру, не везде могут выдать чек из такси, можно поверить на слово.
Сотрудники по результатам командировки должны предоставить отчет о сделанной работе, с детальным описанием результатов проведенных переговоров и встреч. Сотрудники, которые были на обучении, могут предоставить и копию сертификата для отчетности.
Составление авансового отчета по итогам командировки следует поручить бухгалтерии, такой вариант более надежен.
Рассказывает практик
Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва
По моему мнению, тревел-политика (положение о служебных командировках) является обязательным условием для успешного управления корпоративными поездками. Рекомендую в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, с жесткой регламентацией верхних пределов цен проживания в гостинице, регламентируя категорию авиабилетов, сумму представительских трат, наличие трансферта и пр. При этом должны действовать единые стандарты для всех уровней специалистов, чтобы не возникло эффекта демотивации.
Лишь при документальной регламентации стандартов классов удастся аргументировано объяснить сотруднику, почему он вынужден проживать в такой гостинице либо летит эконом-классом.
Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.
Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины».
ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников.
Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг.
Loading...