Пример цели командировок для правильного оформления. Какие документы нужны для командировки

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала "Упрощенка".

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку	Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки	Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки	Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных	700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки	Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки	Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных	2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки .

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному руководителя.

Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.

В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.

В конце командировки подразумевается составление , который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.

Документы для командировки

Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.

Перед поездкой

Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

В ней должна быть указана:

цель поездки;
обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
срок командировки.

Приказ

Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.

Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.

Маршрутный лист

Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.

В данном документе прописываются:

дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
наименование предприятия, которое выдала данный документ;
данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
должностная категория командированного работника;
данные о машине (марка, госномер);
маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.

Служебная записка

В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.

В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.

На личном транспорте

Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

ФИО работника
подразделение
дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

наименования первичных документов или наименования расходов
сумму, указанную в документе
итоговую величину по совершенным расходам
подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Пример

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа - документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.

Шаг 1. Оформляем командировку

В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Основание для направления работника в служебную поездку - решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:

оплату проезда;
расходы на наем жилья;
суточные;
другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным. К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку , рассказали эксперты системы "Главбух" .

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как оплатить командировку внештатного сотрудника

Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы. В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково.

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье .

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов.

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.

Эксперты предупреждают

31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные.

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.

Расходы на проезд

Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, нужен билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон (письмо Минфина России от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296). К учету можно принять и электронные билеты. Посадочный талон без штампа о досмотре не подтверждает расходы на покупку авиабилета. К такому невыгодному для компаний выводу пришли в Минфине (письмо от 6 июня 2017 г. № 03-03-06/1/35214).

Поездку железнодорожным транспортом подтверждают билетом на поезд. Для электронных билетов нужен контрольный купон (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273).

Компания вправе списать стоимость услуг такси, которым воспользовались сотрудники (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Но придется доказать служебный характер поездки. Кроме того, можно списать расходы, если сотрудник отправился в командировку на собственном автомобиле.

Если нужно списать подобные затраты, запаситесь документами, которые подтвердят служебный характер поездок. Подойдут заказ-наряд и квитанция на оплату такси. Из этих бумаг должно следовать, что сотрудник воспользовался машиной для рабочих целей. На проверке инспекторы проанализируют маршрут и время поездки. Если сотрудник ездил в рабочее время в ИФНС, то лишних вопросов не будет. А если ночью и непонятно куда, то этот факт наверняка насторожит налоговиков.

Помимо бумаг из такси подготовьте и другие документы, которые косвенно подтвердят служебную поездку. К примеру, это может быть договор с контрагентом, подписанный по результатам поездки сотрудника. Если сомневаетесь, что сможете обосновать служебный характер поездки, то стоимость такси безопаснее списать за счет чистой прибыли.

Затраты на проживание

Затраты на проживание подтверждают документами из гостиниц.Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему приложите копии документов о праве собственности.

Бухгалтерский учет командировочных расходов в 2019 году

После того, как авансовый отчет по командировке утвержден, хозяйственные операции нужно отразить проводками в бухгалтерском учете. Учет командировочных расходов ведут с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подробнее о том, как отразить расходы на командировку в бухучете , рассказывают эксперты системы "Главбух" .

Все проводки на командировочные расходы мы привели в таблице ниже.

Проводки для учета командировочных расходов в 2019 году

Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии. С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания. Целесообразно разобраться в вопросе оформления командировки более детально.

Первоначально следует установить, что служебной командировкой признается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ).

Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.

Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:

Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные ;
Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):

женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
родителей-одиночек.

В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки

Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.

Этап 1: Оформление приказа руководителя организации

Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:

Ф.И.О. сотрудника и его должность;
Наименование принимающей организации;
Место отправки (город, район, страна);
Срок пребывания в поездке.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Этап 4: Табель рабочего времени

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

Этап 5: Прибытие работника из поездки

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.